Voor mensen die een subsidie aan willen vragen, ongeacht waarvoor een dergelijke aanvraag exact bedoeld is, liggen in de meeste gevallen een berg met allerlei formulieren te wachten waar haast geen doorkomen aan is. Naast een groot aantal persoonlijke gegevens zoals naam, adres en woonplaats willen de verstrekkers van de subsidie in de regel ook nog weten waar en wanneer de aanvrager geboren is en wat diens burgerlijke staat is.
Verder kan het voor het verstrekken van bepaalde subsidies van belang zijn om van de aanvrager te weten of deze kinderen heeft en hoe oud deze dan zijn en of zij met de desbetreffende persoon onder één dak wonen. Maar tevens worden er vaak vragen gesteld omtrent het inkomen van de subsidieaanvrager. De meeste gevraagde dingen wil men overigens niet alleen van de aanvrager weten maar eveneens van een eventuele partner. Pas dan kan men goed beoordelen of een bepaalde subsidie kan worden verstrekt en onder welke voorwaarden dit dient te gebeuren.
Om alles zo overzichtelijk mogelijk te maken hebben de meeste instanties, waar subsidies aangevraagd kunnen worden, speciale formulieren gemaakt voor dergelijke aanvragen. Nadat men deze in heeft gevuld kan het in bepaalde gevallen nog nodig zijn bewijsstukken bij te voegen zodat ingevulde gegevens gecontroleerd kunnen worden door de subsidieverstrekker. Zo dient men bijvoorbeeld een factuur van een aankoop vaak bij te sluiten of een kopie van een loonstrook of iets dergelijk bij te voegen. Bovendien dient een aanvraagformulier voor een subsidie altijd te worden ondertekend door de aanvrager.