Het motiveren van werknemers is van groot belang wil men de productiviteit van een bedrijf of organisatie kunnen waarborgen. Door mensen aan te moedigen nog beter hun best te doen kan men als werkgever bereiken dat er nog meer wordt geproduceerd en dat hierdoor de omzet zal groeien.
Men kan werknemers persoonlijk gaan vertellen wat zij goed doen tijdens het verrichten van hun werk en waar zij eventueel nog wat kunnen verbeteren maar het is eveneens mogelijk om deze punten op te sommen in een zogeheten motivatiebrief. Een dergelijk brief kan men dan van tijd tot tijd aan alle werknemers voorleggen zodat zij precies weten wat zij goed doen of waar ze juist nog dingen beter kunnen gaan doen.
Het doel van een motivatiebrief is echter niet om alleen maar kritiek te kunnen spuien maar juist om werknemers een extra stimulans te geven hun best (te blijven) doen. Het is hierbij juist van belang de punten aan te halen die naar wens uit worden gevoerd. Op die manier krijgt een werknemer namelijk het gevoel gewaardeerd te worden en zal hij of zij eerder geneigd zijn te gaan werken aan eventuele minpunten. Het doorvoeren van veranderingen die de productiviteit ten goede komen zal in zo’n geval dan ook veel gemakkelijker gaan dan wanneer men alleen maar blijft hameren op alles wat mis gaat of beter zou kunnen.
In een motivatiebrief staat verder vaak wat de functie-eisen van een werknemer zijn en aan welke afspraken hij of zij zich dient te houden. Er wordt gebruik gemaakt van opbouwende kritiek om een situatie te kunnen verbeteren. Een compliment zal eventuele minpunten die er zijn verzachten en gemakkelijker aanzetten tot de nodige extra inzet van de kant van de werknemer. Enkel kritiek kan zelfs het tegendeel bewerkstelligen en wellicht voor een lagere productiviteit zorgen.